Zorg ervoor dat u altijd met de meest recente versie van Elvy werkt voordat u onderstaande instructie uitvoert. Welke versie heb ik?
Zorg ervoor dat u altijd de NT service uitschakeld voordat u met onderstaande procedure start

Wanneer u Elvy gebruikt in combinatie met AccountView, dient u tijdens de eindejaarsverwerking een aantal handelingen uit te voeren.

Volg de instructies voor de eindejaarsverwerking op de site van AccountView. Zodra u deze procedure hebt uitgevoerd, volgt u de stappen hieronder.

Let op
Wanneer u het Inkomend Factuur Register (IFR) gebruikt, dient u de nieuwe administraties binnen Elvy te koppelen voordat u facturen in het nieuwe boekjaar gaat goedkeuren. Indien u dit niet doet, bestaat de kans dat facturen in de administratie van het nieuwe boekjaar geblokkeerd blijven voor betaling. Deze facturen moet u dan handmatig deblokkeren.

U gebruikt Elvy DS

Allereerst dienen de Accountview administraties voor het nieuwe boekjaar binnen Elvy te worden gekoppeld. Ga via het menu naar Instellingen › Instellingen en selecteer tabblad AccountView Database.

2016-12-06_14-41-04

U kunt nieuwe administraties koppelen op drie manieren: Bestaande administraties omzetten, per administratie of in bulk.

Administraties koppelen door bestaande administratie om te zetten

U kunt bestaande administraties openen en in het veld Administratie de administratie van het nieuwe boekjaar koppelen:

administratie-omzetten

Wanneer de u administratie heeft omgezet naar het nieuwe boekjaar is het niet meer mogelijk om in het oude boekjaar te boeken.

Administraties koppelen per administratie

Maak een koppeling naar de administratie van het nieuwe boekjaar. Vul de velden Accountview, Administratie en Verbinding met Accountview in:

2016-12-06_14-38-20

Verwijder uw oude administraties niet; het is dan niet langer mogelijk om nog te boeken in het voorgaande jaar. Ga nu verder naar het onderdeel Instellingen overnemen van het voorgaande boekjaar verderop in dit artikel.

Administraties koppelen in bulk

Maak een koppeling naar de administratie van het nieuwe boekjaar. Vul de velden Accountview, en Verbinding met Accountview in:

2016-12-06_15-08-41

Klik op de knop Databases:

untitled

In het scherm wat wordt geopend worden alle administraties getoond die aangemaakt zijn in Accountview. Activeer de Bulk functionaliteit door te klikken op de knop Bulk-selectie inschakelen:

2016-12-06_15-12-03

U kunt in het zoekvenster Zoeken op gemakkelijk de administraties het nieuwe boekjaar opzoeken door een deel van de omschrijving van de administratie in te voeren. Selecteer de administraties van het nieuwe boekjaar die u binnen Elvy wil koppelen en klik op de knop In bulk aanmaken:

2016-12-06_15-30-45

In het volgende scherm dient u de volgende instellingen te controleren:

2016-12-06_15-35-58

  • Aanmaken baseren op regel: Hiermee kunt u het volgnummer aangeven van een reeds gekoppelde administratie waarop u de administraties die u in bulk wilt gaan aanmaken wilt baseren. Instellingen van de reeds gekoppelde administratie worden gebruikt als basis voor de in bulk aan te maken administraties. In bovenstaand voorbeeld is het volgnummer 5.
  • Aanmaken vanaf regel: Hiermee geeft u het volgnummer aan waar Elvy moet starten met het in bulk aanmaken van de administraties. Wilt u bijvoorbeeld dat de administraties vanaf regel 100 worden aangemaakt, vul dan hier de waarde 100 in. In bovenstaand voorbeeld is het volgnummer 5.
  • Bestaande c.q. gevulde regels overschrijven: Indien u deze instelling inschakelt zullen reeds gevulde regels worden overschreven bij het in bulk aanmaken van de administraties.

Klik op de knop In bulk aanmaken om de administraties die u zojuist heeft geselecteerd in Elvy te koppelen.

Instellingen overnemen van het voorgaande boekjaar

U kunt via het menu Instellingen › Kopiëren instellingen, eenvoudig alle administratiespecifieke instellingen overnemen van een voorgaand boekjaar.

Elvy koppelt automatisch de administraties in het overzicht, op basis van de ‘Vorig boekjaar’ instelling die u per administratie hebt ingevuld in AccountView. U kunt vervolgens aangeven welke gegevens u wilt kopiëren.

2016-12-06_15-57-02

Wanneer geen administraties in de lijst getoond worden, kunt u op Automatisch vullen drukken; Elvy zal dan nogmaals proberen om de juiste administraties te koppelen. U kunt een regel ook handmatig toevoegen, door op Toevoegen te drukken en vervolgens de oude en nieuwe administraties te selecteren.

2016-12-06_16-05-53

Wanneer u gebruik maakt van de module Kostenbeheersing & Verplichtingen en/of Onkosten Declaratie is het aan te raden om de optie ElvyWeb medewerkers niet aan te zetten wanneer gebruikers nog gegevens moeten aanmaken in het oude boekjaar. Wanneer u de instellingen kopieert worden de gebruikers namelijk gekoppeld aan het nieuwe boekjaar, hierdoor is het niet meer mogelijk om gegevens toe te voegen aan de modules Kostenbeheersing & Verplichtingen en Onkosten Declaratie voor het oude boekjaar.

U kunt op een later tijdstip nogmaals het kopieren van instellingen uitvoeren voor alleen de optie ElvyWeb medewerkers.

2016-12-06_15-57-01

U kunt aangeven wat er met de administraties van het vorige boekjaar dient te gebeuren wanneer de instellingen gekopieerd zijn naar het nieuwe boekjaar. U heeft hier de keuzes uit de volgende mogelijkheden:

  • Actief laten: De administraties van het vorige boekjaar blijven actief binnen Elvy nadat de instellingen zijn overgenomen naar het nieuwe boekjaar;
  • Uitschakelen: De administraties van het vorige boekjaar worden uitgeschakeld binnen Elvy nadat de instellingen zijn overgenomen naar het nieuwe boekjaar. De administraties worden dan niet meer meegenomen in onder andere de serviceverwerking van Elvy en zijn ook niet meer zichtbaar voor de gebruikers in het tabblad ‘Digitaliseren’;
  • Verbergen: De administraties van het vorige boekjaar worden uitgeschakeld binnen Elvy nadat de instellingen zijn overgenomen naar het nieuwe boekjaar. De administraties zijn dan niet meer zichtbaar binnen het tabblad ‘Digitaliseren’, maar worden nog wel meegenomen in de serviceverwerkingen van Elvy.

Druk op Verwerken om de instellingen naar de nieuwe administratie(s) te kopiëren. Bij een groot aantal administraties kan dit proces enkele minuten in beslag nemen.

Let op
Wanneer u ElvyWeb gebruikt, is het aan te raden om de administraties op Verbergen te zetten. Wanneer u kiest voor Uitschakelen zullen eventuele mutaties in boekingen, blokkades en deblokkades niet meer worden gesynchroniseerd tussen Elvy en het financiële pakket.
Let op
Verwijder de gekoppelde administraties van voorgaande boekjaren niet uit Elvy DS. Gebruik voor elke nieuwe koppeling een unieke volgcode en laat de bestaande volgcode bij de oude administraties staan.